Gmail을 이용한 GTD(Getting Things Done)

어떻게 하면 일을 효과적으로 잘 할 수 있을까? 모든 직장인들의 고민일 것이다.

업무를 잘 할 수 있는 방법론이 여러개 있을 수 있는데 최근들어 GTD(Getting Things Done)이라는 방법론을 실제 나의 업무에 적용하고 있는 중이다.

우선 GTD는 무엇인가?

"직장인을 위한 GTD 시작하기"라는 공개 슬라이드를 우선 보도록 하자.

[슬라이드 쇼] http://www.slideshare.net/phploveme/gtd-how-to-start-gtd

주된 골자는 다음과 같다.

1. 업무 수집
2. 수집된 업무를 태그나 라벨로 분류
3. 바로 할 수 있는 일 부터 처리
4. 내가 할 수 없는 일이라면 다른 사람에게 위임
5. 바로 할 수 없는 일이면 시간을 정해 놓고 보류

---

이제 나의 실제 업무에 어떻게 적용하였는지 기술해 본다.

주로 대부분의 업무는 이메일로 지시된다. 그렇기 때문에 이메일만 잘 정리한다면 놓치는 업무 없이 효과적으로 업무를 수행할 수 있다.

즉, 이메일의 "받은편지함"의 남아 있는 이메일 갯수를 '0'개로 만드는 것이 GTD의 목표이다.

업무수집

이메일로 업무를 지시 받으면 저절로 "받은편지함"에 보관된다.

구두로 업무를 지시 받는 경우에는 노트해 두고서 할일에 등록한다. --> 하지만 바로 처리 가능하다면 굳이 등록할 필요는 없다.

태그, 라벨 달기

1. 이메일을 통한 업무 지시

 Gmail에는 라벨(Label)이라는 것이 존재 한다. 자세한 사항은 Gmail 도움말(http://support.google.com/mail/bin/answer.py?hl=ko&answer=118708)을 참조하자.

 라벨은 폴더와 비슷한 개념으로 라벨을 붙히면 자동으로 라벨별로 이메일들을 분류할 수 있다.

 전달된 이메일은 기본적으로 "받은편지함" 이라는 라벨이 붙어 있는데 업무에 적당한 다른 라벨을 선택하거나 새로 추가하여 붙인다.

2. 구두로 전달된 업무 지시

 구두로 전달된 업무 중 바로 처리 가능하다면 바로 업무처리를 수행한다.

 단, 어떤 이유이든 바로 처리가 불가능 하다면 Google의 "할 일 목록"(Tasks)에 등록을 한다. PC 환경이 아니라면 스마트폰을 이용하여 "할 일 목록"에 추가할 수 있다.

 스마트폰(아이폰)을 이용한 할 일 등록은 사파리나 별도의 GTD 어플을 이용하면 된다. 사파리를 이용할 경우 URL은 http://mail.google.com/tasks/iphone이다.

바로 할 수 있다면 업무 처리

1. 이메일을 통한 업무 지시

 업무 처리 후 전달받은 이메일에서 "받은편지함" 라벨을 제거하여 받은편지함애서 없어지도록 하다.

 즉, "받은편지함" 라벨이 없다면(받은편지함에 없다면) 해당 업무는 수행처리 된 것이다.

 

2. 구두로 전달된 업무 지시

 위 "태그, 라벨 달기"에서 말했듯이 바로 처리해 버린다.

내가 할 수 없는 일이라면 다른 사람에게 위임

1. 이메일을 통한 업무 지시

 전달된 이메일을 적당한 담당자에게 포워딩한다.

 이후 해당 이메일에서 "받은편지함" 라벨을 제거하여 받은편지함에서 없어지도록 한다.

 이 경우 실제 해당 업무가 위임된 것 뿐이지만 본인 입장에서는 해당 업무는 처리되었다고 봐야 한다. 단, 해당 업무가 위임된 담당자가 처리하는지 트래킹 하고자 할 경우에는 "할 일 목록"에 등록하여 체크를 하도록 한다.

 이메일을 "할 일 목록"에 등록하는 방법은 아래 "바로 할 수 없는 일이면 시간을 정해 놓고 보류"를 참고하자.

2. 구두로 전달된 업무 지시

 적당한 담당자에게 업무 지시 내용을 작성하여 이메일로 전송한다.

 마찬가지로 해당 업무가 위임된 담당자가 처리하는지 트래킹 하고자 할 경우에는 "할 일 목록"에 등록하여 체크를 하도록 한다.

바로 할 수 없는 일이면 시간을 정해 놓고 보류

1. 이메일을 통한 업무 지시

 이메일을 "할 일 목록"에 등록한다.

 

 위와 같이 이메일 내용을 보는 화면에서 "더보기" > "할 일 목록에 추가"를 선택하면 자동으로 "할 일 목록"에 등록이 된다.

 등록이 되었다면 "할 일 목록"에 이메일의 제목으로 아래와 같이 등록된다.

  

 업무 등록 후 언제 처리할 것인지 날자를 정해야 한다.

 등록된 할일의 ">" 기호를 선택하면 날자를 선택할 수 있는 달력 아이콘이 표시되어 있는 화면이 보여지게 되고 날자를 선택하면 자동으로 구글 캘린더와 연동이 되어 등록이 된다.

 또한 관련 메일 아이콘을 선택하면 해당 메일을 바로 볼 수 있다. 단, 이 경우는 PC에서만 가능하다. (스마트폰(아이폰)에서는 아직 제대로 동작하지 않는다)

 

 등록 후 날짜까지 지정하였다면 이 업무 역시 현재는 처리되었다고 판단하여 "받은편지함" 라벨을 제거한다. 비록 실제 처리되지는 않았지만 나중에 해당 시간에 처리할 것이기 때문이다.

2. 구두로 전달된 업무 지시

 이미 업무는 할일 목록에 추가가 되어 있을 것이다. 마찬가지로 날짜를 지정하여 해당 날자에 처리할 수 있도록 한다.

마치면서...

이와 같이 업무 처리를 하게 된다면 놓치는 업무 없이 모든일을 처리할 수 있게 되었다.

Google의 서비스들을 이용하였기 때문에 작업위치 및 환경이 변경 된다 하더라도 무리없이 업무를 진행할 수 있게 된다.

또한 "할 일 목록"은 구글 캘린더와 연동이 되기 때문에 PC 환경만 있다면 사무실이 아니더라도 업무를 확인할 수 있다는 장점이 있다.

단, 스마트 폰(아이폰)의 경우 구글 캘린더에 "할 일 목록"이 표시되지 않기 때문에 직접 사파리를 통해 "할 일 목록" URL(http://mail.google.com/tasks)에 접속을 하거나 gTasks와 같은 구글의 "할 일 목록"과 연동되는 어플을 이용하여 확인 할 수도 있다.

구글의 "할 일 목록"이 아니라 "캘린더"에 등록하는 방법도 존재한다. 상황에 따라 맞춰 "캘린더"나 "할 일 목록"에 선택적으로 등록하는 방법도 존재한다.